Культура общения по электронной почте

Многое в жизни познается только на работе и при реальных задачах.

В школе и институте многих из нас учили культуре общения, письма, поведения за столом, разговора по телефону или поведения в присутствии дам. Есть в нашей сегодняшней жизни еще один форм-фактор общения между людьми – это электронная почта.

К сожалению, я часто замечаю полное отсутствие культуры общения по электронной почте практически у всех слоев населения. Мне постоянно приходится вести переписку по электронной почте со многими людьми: от студентов до бабушек-бухгалтеров, от полных чайников до опытнейших IT-шников крупнейших компаний.  Не многие из моих знакомых могут действительно правильно составить электронное письмо или вести деловую переписку.

Вот несколько главных правил, которые помогут вам культурно общаться по “электропочте”.

Ваш «ник»

Многие люди используют для общения не корпоративную, а личную почту. Очень часто люди используют личную почту при устройстве на работу. Внимательно посмотрите на ваш “ник”- он должен быть “нормальным” словом. “Ник” это то, что идет перед символом @. Очень часто многие еще в школе-институте завели себе имя вроде tanechka-lastochka@ или того хуже dolboeb23@ и используют его по сей день. Лучше всего, если ваш “ник” будет отражать вашу фамилию и имя. Исключением являются сложные для написания на английском фамилии и имена – в таком случае нужно творчески подойти к вопросу. Хорошие пример “ника”: zhukovau@ya.ru или frolkin.kirill@gmail.com

Ваше имя

Если вы используете личную почту для деловой переписки с клиентами и партнерами в настройках аккаунта важно правильно задать свое Имя и Фамилию, например у почты frolkin.kirill@gmail.com владелец аккаунта должен быть записан как Фролкин Кирилл, а не “Кирюша Ф” или “frolkin kirill”. Многие не понимают зачем нужны эти настройки – когда ваш собеседник получает письмо – он видит ваши “kiril FF” в поле от кого.

Хорошим тоном является описание вашего ФИО по-русски, не забыв про регистр. Английское написание приемлемо, только если вы часто ведете переписку с иностранцами.

Довольно смешной случай был у меня при общении с главным бухгалтером одной компании, котоорго звали Влаимир Владимирович, а в поле ФИО у него стояло: “Христенко Любовь Геннадьевна”.

Подпись

Необходимо правильно сформировать свою подпись. Это так же делается в настройках почты. Основное требование к подписи: ваш собеседник должен понять с кем он общается, и какие есть возможные средства связи с вами.

Пример удачной подписи:

Надеемся на взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество!

С уважением,

начальник отдела продаж

Компании «ИТР»

Жуков Андрей Юрьевич

zhukov@referent.ru

(495) 781-49-44

8 903 774-32-07

Пример НЕудачной подписи:

Зал славы: смотрите лучшее на Яндекс.Фоткахhttp://fotki.yandex.ru/hall-of-fame/

Тема письма – ЧТО вы хотите

Если вы хотите, чтобы письмо прочитали, – сформулируйте правильно тему письма. В заголовке вашего электронного сообщения должна стоять короткая фраза, которая заставит человека (адресата) обязательно прочитать ваше письмо. Этот метод лучше всего используют СПАМеры – их основная задача дать название теме письма, чтобы вы хотя бы взглянули в текст. Если Вы пишите человеку, который не ждет от Вас письма – обязательно укажите в заголовке его ФИО, например: «Козловой Н.Е. | от компании ИТР», таким образом ваш адресат не спутает письмо со СПАМом (ведь главная беда СПАМеров – они не знают, как зовут человека, которому пишут). Если же вы пишите человеку не первое сообщение или ведете с ним постоянную переписку – указывайте тему, которую Вы обсуждаете (указание ФИО уже не критично), например «для Натальи от Компании ИТР по вопросу согласования Договора»

или «имя и пароль к системе ДЕЛЬТА до 19.09.2008».

Отвечать на письмо (Reply)

Когда вам написали письмо, которое требует ответа с вашей стороны – необходимо использовать функцию reply (ответить), а не создавать новое письмо. Это, казалось бы, банальное правило многие забывают соблюдать, когда отвечают на письмо спустя некоторое время после того, как его прочтут. Всегда используйте поиск, чтобы найти входящее письмо, а только потом отвечайте на него. Это крайне важно, т.к. ваш собеседник будет понимать, на какое письмо вы ему отвечаете.

То же самое относится и к функции Forward (Переслать), когда вы пересылаете письмо одного человека – другому.

Есть два варианта ответа на письмо: когда ваш ответ стоит сверху старого текста и когда ваш ответ находится снизу старого текста. На мой вгляд правильно использовать первый вариант, т.к. основная задача письма – донести ваш ответ, а уж историю переписки – можно прочитать снизу. Иногда приходится давать ответ прямо в тексте письма, когда он содержит много пунктов, это не очень красиво, но это единственный вариант дать ответ человеку, если он не подумал над структурой своего письма вам.

Всегда отвечайте на письма

Общение по электронной почте существенно отличается от общения по телефону или переписке почтовыми голубями. Основное отличие – оперативность общения. Есть только два средства более оперативного общения – ICQ (и иже с ними) и собственно личное общение.

Дайте понять человеку, написавшему вам письмо, что письмо дошло – даже если ваш ответ будет банальное «ОК». Если Вы можете ответить сразу – ответьте сразу: электронная почта подразумевает оперативность, и человеку будет приятно, если Вы ответите оперативно.

Одно письмо – одна задача

Если вы пишите человеку письмо, не забывайте что он человек, а не робот. Если вы хотите передать много информации, которая требует разных действий (например, написать отчет о встрече, график на неделю, свои мысли о продажах и вопрос о том, где будет проходить корпоративная вечеринка), передавайте эту информацию в разных письмах. Подумайте о человеке, которому предстоит разобрать ваше письмо – гораздо проще работать, если каждое действие лежит в отдельном письме и при выполнении действия ваш собеседник закроет очередное письмо и откроет новое.

Думай перед тем как отправить

Перед тем как отправить письмо (особенно это касается важных писем) вспомните про поговорку: “Семь раз отмерь – один раз отрежь”.  Еще раз прочтите письмо – все ли вы лаконично и понятно излагаете? Не допустили ли вы грамматических ошибок? Не ошиблись ли вы в имени отчестве человека, которому отправляете письмо?

Не доверяйте роботам

Некоторые email-клиенты предлагают вам автоматически проставить приветственную надпись, типа “Здравствуйте, …”. Я бы не стал доверять роботам – я всегда пишу приветствие сам, например “Добрый день, Людмила Васильевна…, т.к. использование роботов может привести к плохим результатам, когда человек некорректно занес свое ФИО, например. И может получится такое письмо: “Здравствуйте, Региональный” или “Здравствуйте, tanka87″.

http://gumoza.ru/?p=41

Comments